SOVRA Intake
Réception et gestion des exceptions propulsées par l’IA : toute demande, quel qu’en soit le type
Soumettez plus rapidement. Acheminez plus intelligemment. Soyez toujours prêts pour les audits.
Remplacez les processus de réception lents et basés sur les courriels par une expérience moderne propulsée par l’IA. Offrez aux utilisateurs finaux une expérience centralisée et guidée qui permet de recueillir des données exactes dès le départ. Qu’il s’agisse d’achats coopératifs, de fournisseurs uniques ou de modifications de contrats, les demandes sont acheminées conformément aux politiques et aux procédures de votre organisme afin d’assurer un processus contrôlé, transparent et conforme, favorisant une meilleure adoption et des délais de cycle plus courts.Â
Offrez aux utilisateurs finaux plus de transparence et d’automatisation
Lorsque les demandes d’approvisionnement sont gérées par courriel et dans des feuilles de calcul contenant peu d’information, les conséquences sont prévisibles : données incomplètes, approbateurs oubliés, lacunes en matière de conformité et approbations retardées. SOVRA Intake règle ces problèmes grâce aux fonctionnalités suivantes :
Formulaires de demande intelligents : l’IA guide les utilisateurs finaux au moyen de suggestions et de questions de suivi afin d’assurer l’exactitude des renseignements.
Repérage des contrats : des notifications automatisées signalent les contrats et les ententes coopératives en vigueur afin d’éviter les dépenses en double.
Suivi des demandes : les tableaux de bord offrent une visibilité sur les demandes en cours, les délais de cycle, les goulots d’étranglement et les dépenses.
Notifications automatisées : grâce aux alertes automatiques, aucun transfert manuel, suivi par courriel ou demande laissée en attente dans une file n’est nécessaire.
Pièces jointes : recueillez et centralisez la documentation.
Restez agiles grâce à une solution sans code, adaptée à votre organisme
Les outils de demande traditionnels rendent difficile la création de nouveaux flux de travail ou la gestion des achats exceptionnels, ce qui peut entraîner des risques liés à la conformité. SOVRA Intake a été conçue pour s’adapter facilement aux politiques et aux procédures de chaque organisme, permettant d’apporter des changements ponctuels sans faire appel au service des TI.
Configuration en libre-service : créez facilement de nouveaux parcours d’approbation.
Tableaux de bord adaptés aux rôles : consultez uniquement les renseignements qui vous concernent.
Approbateurs ponctuels : réattribuez les approbations à des entités préapprouvées.
Achats exceptionnels : acheminez les demandes de façon appropriée, notamment pour les fournisseurs uniques, les situations d’urgence, etc.
Parcours d’approbation : éliminez les attributions manuelles grâce à des approbations en plusieurs étapes selon le type de demande.
Sortez de votre boîte de réception et passez à la conformité
La gestion des demandes peut être complexe. Entre les communications par courriel, les demandes en double et la consignation des activités à des fins d’audit, maintenir la conformité représente un véritable défi. SOVRA Intake offre plutôt aux organisations un outil conçu spécialement pour le secteur public, qui leur permet de communiquer directement dans la plateforme, d’automatiser l’historique des audits et de repérer les occasions liées aux demandes afin de favoriser des décisions plus stratégiques.
Historique des audits : consignez qui a effectué quelle action et à quel moment.
Intelligence : repérez les demandes en double et favorisez les achats groupés.
Autorisations : contrôlez la visibilité et les fonctionnalités accessibles selon les services, les équipes et les rôles.
Approbations contextuelles : refusez ou réacheminez les demandes en fournissant des commentaires pour permettre leur modification et leur nouvelle soumission.
Allez plus vite. Travaillez plus intelligemment. Gardez le contrôle.
Réduisez les délais du cycle d’approvisionnement
Augmentez les dépenses effectuées dans le cadre de contrats
Automatisez l’acheminement des demandes
Offrez des rapports et une visibilité en temps rée
Pourquoi choisir SOVRA Intake?
Conception axée d’abord sur l’IA
- L’IA est au cœur de l’expérience, et non une fonctionnalité ajoutée après coup. L’interface conversationnelle de réception extrait les données structurées du langage naturel afin que les demandes soient toujours complètes et prêtes à être acheminées, dès le départ.
Repérage des contrats intégré
- Avant même qu’une demande soit transmise à un approbateur, le système repère automatiquement les contrats ou les solutions existants qui pourraient déjà répondre au besoin, sans effort supplémentaire de la part du demandeur.
Conçu spécialement pour le secteur public
- La conformité, la traçabilité des audits et la hiérarchie organisationnelle sont intégrées à la fondation de la solution. SOVRA Intake est conçue dès le départ pour répondre aux réalités de l’approvisionnement dans le secteur public.
Des flux d’approbation qui évoluent avec vos besoins
- D’un seul approbateur à des processus organisationnels complexes comportant plusieurs niveaux, les administrateurs gardent le contrôle grâce à des parcours d’approbation configurables, sans avoir à faire appel aux TI.
Establish Consistency, Accuracy and Control
AI Does the Heavy Lifting
A conversational interface walks requestors through each step, automatically populating fields based on what they describe. Requests come in complete and accurate — the first time.
Automatic Approver Routing
No more « who’s approving this? » The right approvers are assigned the moment a request is submitted, based on your agency’s pre-configured workflows — no manual handoffs, no emails sitting in limbo.Â
Real-Time Visibility for Everyone
Requestors can track their status at any point. Approvers see exactly what needs their attention. Every decision is logged for compliance. Nothing falls through the cracks.
Joignez-vous aux 7 000 organismes partout au pays qui profitent de délais de cycle plus courts et d’une conformité accrue
« Avec SOVRA, nous pouvons maintenant suivre les demandes légitimes, expliquer clairement les refus et cesser de perdre du temps avec des demandes imprécises. Ça a tout changé. »
Mark Hawks, Premier adjoint au directeur des achats, comté de Fulton, Géorgie
FAQs
La réception des demandes d’approvisionnement est le processus structuré qui consiste à recueillir, à évaluer et à acheminer les demandes d’achat avant leur intégration aux processus d’approvisionnement, d’octroi de contrats ou d’achats. Une bonne gestion de la réception des demandes est centralisée, structurée, automatisée et connectée aux processus en aval.Â
Au-delà des inefficacités, la gestion manuelle des demandes limite la visibilité. Les demandeurs ne savent pas où en est leur demande, les approbateurs doivent fouiller dans leurs boîtes de réception et les responsables de l’approvisionnement ne disposent d’aucun registre fiable des décisions prises. La gestion moderne des demandes remplace ces canaux fragmentés par un portail numérique qui améliore la visibilité, la gouvernance et la rapidité des processus.Â
 La gestion des demandes d’approvisionnement constitue la porte d’entrée de l’ensemble du processus allant de l’approvisionnement à la gestion des contrats. Une mauvaise gestion des demandes entraîne des retards dans l’approvisionnement, des appels d’offres mal définis et des contrats non conformes. Les systèmes modernes de gestion des demandes sont centralisés, structurés, automatisés et entièrement connectés à l’ensemble du cycle de réception et de traitement des demandes. Ils permettent de recueillir les renseignements requis dès le départ, d’automatiser l’acheminement des demandes et d’offrir une visibilité en temps réel. Grâce à un point d’entrée centralisé, l’adoption augmente et les organismes peuvent assurer une meilleure gestion de leurs dépenses.Â
L’IA guide les demandeurs à travers les questions requises, remplit automatiquement les champs et achemine la demande vers le bon approbateur. Cela réduit le nombre de demandes incomplètes, accélère les délais de cycle et améliore l’exactitude des renseignements.Â
ui. Le module de réception des demandes s’intègre à la suite de solutions de SOVRA pour l’approvisionnement et la gestion des contrats et se connecte aux systèmes ERP et financiers au moyen de connecteurs standards. Les demandes approuvées peuvent ainsi être transférées de façon fluide vers les processus d’achat et de paiement.
Le module prend en charge les achats courants, les achats coopératifs, les justifications de fournisseur unique, les achats d’urgence et les demandes de création de contrats. Les administrateurs peuvent également configurer des types de demandes supplémentaires sans faire appel aux TI.Â
Chaque soumission, approbation, demande retournée et nouvelle soumission est automatiquement consignée, avec le nom de la personne ayant effectué l’action, la date et l’heure ainsi que le motif. Le système applique les politiques de conformité, offre une visibilité en temps réel et conserve une piste d’audit complète.Â
Oui. SOVRA Intake est conçue spécialement pour l’approvisionnement du secteur public et tient compte des normes de transparence, d’équité et de conformité des administrations publiques des États et des collectivités locales aux États-Unis. Elle prend en charge les demandes présentées en vertu de la loi américaine sur l’accès à l’information (FOIA) et s’intègre aux ententes d’achats coopératifs courantes dans le secteur public.Â